Oggetto: Videosorveglianza dei locali rifiuti condominiali – limiti, condizioni e adempimenti necessari
Gentili Condòmini,
Affrontiamo con questa pubblicaizone il tema dell’installazione di impianti di videosorveglianza presso i locali o le aree destinate al conferimento dei rifiuti.
La questione si pone sempre più spesso a seguito di problematiche quali conferimenti non corretti, abbandono di materiali non consentiti, accessi impropri, danneggiamenti, degrado dell’area o possibili sanzioni a carico del Condominio.
È tuttavia importante chiarire che l’installazione di telecamere in ambito condominiale, anche se finalizzata alla tutela delle parti comuni, deve avvenire nel rispetto della normativa condominiale e della disciplina in materia di protezione dei dati personali.
1. Quando la videosorveglianza può essere ammessa
La videosorveglianza del locale o dell’area rifiuti può essere valutata quando esistano esigenze concrete di tutela del Condominio, quali ad esempio:
- prevenire danneggiamenti alle parti comuni;
- contrastare abbandoni di rifiuti o conferimenti non consentiti;
- evitare accessi non autorizzati;
- documentare fatti che possano comportare sanzioni, costi di ripristino o responsabilità per il Condominio;
- tutelare il decoro, la sicurezza e la corretta gestione delle aree comuni.
L’impianto non può invece essere utilizzato per un controllo generalizzato dei condòmini, degli inquilini, dei fornitori o di soggetti terzi, né per monitorare abitudini personali o comportamenti non pertinenti rispetto alla tutela dell’area comune.
2. Necessità della delibera assembleare
L’installazione di un impianto di videosorveglianza sulle parti comuni condominiali deve essere preventivamente autorizzata dall’assemblea.
Ai sensi dell’art. 1122-ter del codice civile, la delibera deve essere approvata con la maggioranza prevista dall’art. 1136, secondo comma, del codice civile, ossia con il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti e almeno 500 millesimi.
In assenza di una regolare delibera assembleare, l’impianto non può essere installato come impianto condominiale.
3. Locali rifiuti in aree esposte a passaggio pubblico
Particolare attenzione deve essere prestata quando il locale o l’area rifiuti si trova in prossimità di spazi soggetti a passaggio pubblico, come marciapiedi, strade, cortili aperti, portici, ingressi comuni o aree accessibili anche a persone estranee al Condominio.
In tali casi, l’impianto dovrà essere configurato in modo da riprendere esclusivamente l’area strettamente necessaria alla tutela del locale rifiuti, evitando riprese eccedenti.
Dovranno quindi essere escluse, oscurate o mascherate:
- aree pubbliche non necessarie;
- marciapiedi, strade o spazi di transito;
- ingressi di edifici vicini o proprietà di terzi;
- finestre, balconi, abitazioni o pertinenze private;
- targhe di veicoli o passaggi pedonali non direttamente collegati all’accesso al locale rifiuti.
Qualora una minima porzione di area esterna fosse tecnicamente inevitabile, la stessa dovrà essere ridotta al minimo mediante corretto orientamento della telecamera e, ove necessario, mediante sistemi di oscuramento digitale delle aree non pertinenti.
4. Principi da rispettare
Ogni eventuale impianto dovrà rispettare i principi di:
necessità, poiché la videosorveglianza deve essere giustificata da esigenze concrete;
proporzionalità, poiché non devono essere adottate misure eccessive rispetto al problema da risolvere;
minimizzazione, poiché le immagini raccolte devono essere limitate a quanto indispensabile;
limitazione della conservazione, poiché le registrazioni non possono essere conservate per periodi prolungati;
riservatezza, poiché le immagini non possono essere liberamente visionate o diffuse.
Prima di procedere all’installazione, è sempre opportuno valutare se il problema possa essere risolto anche con misure meno invasive, come chiusura del locale, chiavi o badge, cartelli, regolamento d’uso, miglioramento dell’illuminazione o richiami ai corretti comportamenti.
5. Informativa privacy e cartelli
Prima dell’attivazione dell’impianto dovranno essere installati appositi cartelli informativi, visibili e collocati prima dell’accesso all’area videosorvegliata.
Il cartello dovrà indicare almeno:
- il titolare del trattamento, ossia il Condominio;
- le finalità della videosorveglianza;
- il soggetto da contattare per informazioni;
- il rinvio all’informativa privacy completa.
L’informativa completa dovrà essere resa disponibile ai condòmini e agli eventuali interessati mediante modalità idonee, quali affissione in bacheca, invio tramite posta elettronica, pubblicazione nell’area riservata condominiale o richiesta all’amministratore.
6. Tempi di conservazione delle immagini
Le immagini dovranno essere conservate per un periodo limitato e proporzionato rispetto alle finalità perseguite.
Di regola, la conservazione dovrebbe essere contenuta in 24/48 ore. In ogni caso, per gli impianti condominiali, il periodo non dovrebbe superare 7 giorni, salvo specifiche e motivate esigenze.
La cancellazione delle immagini dovrà avvenire preferibilmente in modo automatico.
7. Accesso alle registrazioni
Le immagini non saranno liberamente accessibili ai condòmini.
L’accesso alle registrazioni potrà essere consentito esclusivamente:
- all’amministratore;
- a soggetti formalmente autorizzati;
- all’eventuale ditta incaricata della manutenzione, nei soli limiti tecnici necessari;
- all’autorità competente, ove richiesto o necessario.
La visione delle immagini potrà avvenire solo in presenza di un’esigenza concreta e documentata, ad esempio per verificare un danneggiamento, un accesso non autorizzato, un abbandono illecito o un fatto che possa comportare un danno o una responsabilità per il Condominio.
È vietata la diffusione delle immagini mediante chat condominiali, e-mail, social network, bacheche, messaggistica privata o altri canali non autorizzati.
8. Caratteristiche tecniche dell’impianto
Qualora l’assemblea deliberi l’installazione, l’impianto dovrà essere configurato nel rispetto dei seguenti limiti:
- nessuna registrazione audio;
- nessun riconoscimento facciale;
- nessuna ripresa eccedente rispetto all’area da tutelare;
- oscuramento delle aree pubbliche o private non pertinenti;
- accesso protetto da credenziali riservate;
- cancellazione automatica delle immagini;
- limitazione degli accessi al sistema;
- adozione di misure di sicurezza adeguate.
L’eventuale ditta installatrice o manutentrice, qualora abbia accesso alle immagini o al sistema di registrazione, dovrà essere incaricata secondo le previsioni della normativa in materia di protezione dei dati personali.
9. Ruolo del Condominio
Il titolare del trattamento dei dati personali derivanti dall’impianto di videosorveglianza è il singolo Condominio.
L’amministratore, in qualità di legale rappresentante del Condominio, cura gli adempimenti conseguenti alla delibera assembleare, tra cui:
- acquisizione di preventivi tecnici;
- verifica del corretto posizionamento delle telecamere;
- predisposizione dei cartelli informativi;
- predisposizione dell’informativa privacy completa;
- individuazione dei soggetti autorizzati all’accesso;
- eventuale nomina della ditta incaricata quale responsabile esterno del trattamento;
- verifica dei tempi di conservazione;
- adozione delle misure tecniche e organizzative necessarie.
10. Indicazioni operative
I Condomini che intendano valutare l’installazione di un impianto di videosorveglianza presso il locale o l’area rifiuti potranno sottoporre la questione all’assemblea condominiale.
In tale sede dovranno essere esaminate le specifiche esigenze del singolo Condominio, la posizione del locale rifiuti, l’eventuale esposizione ad aree di passaggio pubblico, le possibili alternative meno invasive e i costi dell’intervento.
Solo in caso di approvazione assembleare e completamento degli adempimenti necessari sarà possibile procedere all’attivazione dell’impianto.